Yleishallinto

Asiakirjojen säilysaika

Miten kauan ohjelmakauden 2000-2006 jatkohankkeiden asiakirjoja on säilytettävä?

Vastaus

HVO ei ole tehnyt uutta päätöstä asiakirjojen säilytysajoista ohjelmakauden 2000-2006 jatkon osalta. Tällä hetkellä toimitaan ohjelmakautta koskevien säädösten ja HVO-ohjeistuksen mukaisesti. Ohjelmakautta 2000-2006 koskeneen yleisasetuksen 38 art. mukaan asiakirjojen säilytysaika on kolme vuotta komission loppuerän maksusta. De minimistuen osalta säilytysaika on 10 vuotta rahoituspäätöksestä. Kirjanpitolaki velvoittaa säilyttämään kansallinen kirjanpitoaineiston vähintään kuusi vuotta.

Eli asiakirjoja täytyy jo suljettujen hankkeiden osalta säilyttää vähintään 2015 vuoden loppuun ja de minimistukea saavien hankkeiden osalta säilytysaikavaatimus on vähintään vuoden 2020 loppuun.

Näin ollen näyttäisi yksinkertaisimmalta ja rationaalisimmalta, että toistaiseksi säilytysaika olisi kaikissa hankkeissa ainakin vuoden 2020 loppuun. Poikkeuksen tästä tekisivät ne hankkeet, joista on jokin oikeusprosessi meneillään. Silloin lopullinen säilytysaika määräytyy lainvoimaisesta oikeuden päätöksestä.?

 

Vuokrat

TO-solu käsitteli 7.11.2008 vuokrien tukikelpoisuutta. Silloin todettiin, että ulkopuolisilta vuokrattujen tilojen kustannukset ovat tukikelpoisia teknisestä tuesta maksettaessa. Silloin jätettiin auki kysymys vuokrakustannusten maksamisesta hankerahoilla.

Tässä on huomattava, että tukikelpoisuusasetuksen 8 §:ää yleiskustannuksista ei sovelleta tekniseen tukeen. Sen sijaan hankerahassa voidaan soveltaa yleiskustannusta. Oman tilan vuokria voidaan jyvittää hankkeelle. Perusteena yleisimmin käytettäneen neliöhintaa, jonka määräytymisperusteen tulee olla hyväksyttävä. Silloin kun omia tiloja ei ole käytettävissä, hyväksytään ulkopuolelta hankitun tilan vuokra. Kummassakin tilanteessa on muistettava tukikelpoisuusasetuksen vaatimus kustannusten kohtuullisuudesta ja varsinkin tiloja ulkopuolelta hankittaessa hankintalain säännökset.

Rakennerahastohankkeiden allekirjoitusten dynamiikasta

Rakennerahastoista haettaessa tukea hankkeille vaaditaan hakulomakkeen allekirjoittamista. Usein on vedottu lakiin sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) ja katsottu, ettei allekirjoitusta tarvita. Hakemus käsittää myös muita seikkoja, joihin hakijan on sitouduttava jo hakuvaiheessa.

Rakennerahastohankkeissa on edellytettävä tukijärjestelmäkohtaisten sääntöjen puuttuessa toissijaisesti valtionavustuslain 9§:n 1 momentin mukaista menettelyä: "Valtionavustusta haetaan kirjallisesti."  Riippumatta siitä mitä ao. lain HE 63/2001 perusteluissa sanotaan ao. muotomääräyksen täyttymisestä sillä, että sähköiselle hakemukselle riittää, että se on saatettavissa kirjalliseen muotoon, on rakennerahastojen varojen käytössä edellytettävä kaikkien hakijoiden allekirjoittavan hakemuksen, jollei sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetusta laista (13/2003) muuta johdu.

Allekirjoituksella hakija vahvistaa esittämiensä tietojen oikeellisuuden ja sitoutuu asiakirjassa erikseen edellytettyihin ehtoihin (mm. tuensaajarekisterin merkittävien tietojen julkaisemiseen) ja esittämiensä tietojen oikeellisuuteen (mm. aiemmin saatu de minimis -tuki jne.) Ts. se mitä on hakemuslomakkeiden viimeisellä sivulla:

"HAKEMUKSEN KÄSITTELYN EHDOT

Hakija suostuu siihen, että tämä hakemus voidaan siirtää tai jäljentää valtion- ja aluekehitysviranomaisille sekä kaikille rahoitussuunnitelmassa ilmoitetuille tahoille ja asiantuntijalausunnon antamista varten muullekin tarpeelliselle taholle. Hakija vastaa kuitenkin hakemuksen hallintolain mukaisesta vireillepanosta toimivaltaisessa viranomaisessa. Hakija on tutustunut tähän hakemuslomakkeeseen olennaisesti liittyvään täyttöohjeeseen ja noudattanut siinä annettua ohjeistusta hakemuslomaketta täyttäessään. Hakija tietää, että tuen myöntämisen ehdot saattavat muuttua rahoitushakemuksen vireille tulon, rahoituspäätöksen ja hankkeen mahdollisen aloittamisen jälkeen ja ettei valtionapuviranomainen vastaa siitä mahdollisesti aiheutuvista vahingoista. Hakemuksen allekirjoittaja vakuuttaa, että hakemuksessa mainitut henkilöt ovat kirjallisesti suostuneet tässä hakemuksessa esiintyvien tietojen rekisteröimiseen rakennerahasto-ohjelmien seurannan tietojärjestelmiin henkilötietolain (523/1999) mukaisesti. Hakija vakuuttaa, että hakemuksessa on ilmoitettu tätä hanketta koskevat muut rahoitushakemukset ja/tai -päätökset. Hakija sitoutuu toteuttamaan hankkeen tässä hakemuksessa ilmoittamiensa tietojen mukaisesti ja vakuuttaa nämä tiedot oikeiksi. Hakija on tietoinen siitä, että asiakirjoihin, jotka ovat viranomaisen hallussa, noudatetaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Sen lisäksi, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa säädetään salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta, sovelletaan rakennerahastolakia (1401/2006). Hakija on tietoinen siitä, että hakemuksen jättäminen merkitsee myös sen hyväksymistä, että hakemuksessa esitetyt tiedot julkaistaan komission asetuksen (EY) N:o 1828/2006 7 artiklassa tarkoitetussa tuensaajien luettelossa, jossa julkaistaan sähköisesti tai muulla tavalla luettelo tuensaajista, toimien nimistä ja toimille osoitetun julkisen rahoituksen määrästä. Hakija hyväksyy myönteisen rahoituspäätöksen saaneiden hankkeiden tiivistelmien julkaisemisen rakennerahastotietopalvelussa Internetissä. Allekirjoituksellaan hakija hyväksyy julkistamisen. Ennen rahoituspäätöstä hakija toteuttaa hanketta omalla vastuullaan."

Laissa sähköisestä asioinnista todetaan (9 §), että allekirjoitusvaatimuksen täyttää sähköisestä allekirjoituksesta annetun lain (14/2003) 18 §:ssä tarkoitettu sähköinen allekirjoitus. Koska tällaisia sähköisiä allekirjoituksia ei taida vielä olla, on hakemus allekirjoitettava paperihakemukseen, jonka toimittamisesta viranomaisen kirjaamoon hakemus tulee vireille ja tukikelpoisuus alkaa. Hallintoviranomainen tulee tiedottamaan sähköisen allekirjoituksen käyttöönotosta myöhemmin.

 

 

 

 

Asian vireille tulo EURA 2007 -järjestelmässä

Hallintoviranomaisen ohjeen 2/2010 mukaan asia tulee vireille, kun asiakirja jätetään EURA2007 -järjestelmässä viranomaiskäsittelyyn. Menettelyssä on huomioitava, että projektihakemuksesta tai maksatushakemuksesta tulostetaan versio sen jälkeen kun hakemus on jätetty EURA2007 -järjestelmässä viranomaiskäsittelyyn. Tämä tuloste allekirjoitetaan ja toimitetaan kirjaamoon. Kirjaamo näkee silloin hakemuksen etusivulta hakemuksen jättämispäivän EURA2007 -järjestelmään. Näin voidaan varmistaa, että sähköinen ja paperilla olevat hakemuskappaleet ovat samansisältöisiä. Myöskään viranomainen ei voi käsitellä asiakirjoja järjestelmässä ennen kuin ne on jätetty viranomaiskäsittelyyn.