Maksatushakemukset ja -päätökset

Kustannusten kohdistuminen maksatushakemuksen ajanjaksolle

(Tarkennus hallintoviranomaisen ohjeeseen 3/2008 Liite 8 Ohje tukikelpoisista menoista)

Milloin kustannukset katsotaan "maksatuskaudella maksetuiksi pl. sellaiset kustannukset, jotka kohdentuvat aiemman maksatuskauden kattaman hakemuksen ajanjaksolle, mutta jotka sisällytetään myöhemmän maksatuskauden hakemukseen"?

Vastaus

Esimerkkejä hyväksyttävistä menettelyistä              

Esim. maksatushakemus on ajanjaksolta 1.1. -30.4.2009, jolloin kustannukset ovat aiheutuneet. Maksatushakemus allekirjoitetaan esim. 27.5.2009, jolloin maksuun haettavien kustannusten on oltava viimeistään maksettu.

Mikäli maksatushakemuksesta 1.1- 30.4.2009 on jäänyt jostain syystä pois yksittäinen tammikuussa maksettu kuluerä. Kulu voidaan hyväksyä seuraavassa maksatushakemuksessa, kun on tarkistettu, että se ei sisältynyt edelliseen maksatushakemukseen. (Dokumentoidaan maksatushakemuksen tarkistuslistaan.)

Viimeisessä maksatushakemuksessa hyväksytään myös hankkeen toteutusaikana aiheutuneet ja ennen maksatushakemuksen jättämistä maksetut kustannukset (mahdollinen laissa määritelty määräaika viimeiselle maksatushakemukselle huomioon ottaen).

Tilityksen palauttaminen toteuttajalle

Maksaja tai rahoittaja eivät kumpikaan voi tehdä muutoksia rahoitustaulukoihin Valtteri-järjestelmässä. Tällöin, jos jokin kustannus hylätään tukikelvottomana, maksatushakemus on palautettava korjattavaksi tuen saajalle. Tämä palautustoiminta ei ole toiminut. Tästä syystä useita maksatushakemuksia odottaa sitä, että ne voidaan lähettää toteuttajalle korjattavaksi.

Vastaus

Maksajaviranomaisen ei pidä palauttaa tilitystä hakijalle (välttyäkseen tekemästä päätöksiä tukikelvottomista eristä) em. tilanteessa, vaan pitää nimenomaan tehdä tukikelvottomuusratkaisu ao. kustannuksista.

Tarkastusviranomainen on hyväksynyt nykyisen teknisen ratkaisun (tilityksen palauttamisen korjattavaksi), mikäli sitä ei käytetä väärin eli kierretä välittävän toimielimen velvollisuutta tehdä tukikelvottomuusratkaisu. Jos ilmenee, että tilityksen palauttamista korjattavaksi käytetään hallinnointijärjestelmän kiertämiseksi, tullaan kyseinen toiminto sulkemaan välittäviltä toimielimiltä.

Hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan tulee tehdä muutokset projektisuunnitelman muutoshakemuksen kautta. Tilityksen käsittelyn kuluessa ei pidä lähteä muuttamaan hyväksyttyä kustannusarviota tilityksen mukaiseksi. Toisaalta kustannuslajien välisiä pieniä siirtymiä hyväksytyn kustannusarvion sisällä tietojärjestelmä ei estä.