Aika tarkistaa ESR Henkilötietojen ajantasaisuus

Vuodenvaihteen lähestyessä on taas hyvä palata kuluneeseen vuoteen ja palautella mieliin hankkeen toimintaa. Pian vuodenvaihteen jälkeen on jo aika raportoida hankkeen toiminnasta. Sen lisäksi on hyvä tarkistaa raportoinnin ajantasaisuus ESR Henkilö -järjestelmässä. Koronavuosi on aiheuttanut joitakin muutoksia ja joustoja seurantatietojen keräämiseen, mutta velvoite kerätä tiedot soveltuvin osin on voimassa.

Nyt onkin siis hyvä hetki tarkistaa, että kaikki tarvittavat tiedot on kerätty ja syötetty järjestelmään sekä arkistoitu ohjeistuksen mukaisesti. Järjestelmällisesti toteutettu tietojen keruu, tarkka tietojen tallentaminen ja systemaattinen arkistointi helpottamat myös myöhemmin hankkeen loppuraportointia ja mahdollisia tarkastuskäyntejä.

ESR Henkilötietojen kerääminen hankkeissa koronaepidemian aikana

Hankkeiden tulee käyttää harkintaa kaiken asiakastyön toteuttamisessa sekä erilaisten tilaisuuksien, tapahtumien ja kokousten suunnittelussa ja järjestämisessä, ja tukeutua kaikessa toiminnassa viranomaisten antamiin ohjeisiin. Tilaisuuksia voidaan harkinnan mukaan järjestää eri tavoin etäyhteyksien avulla. Osallistujat tulee dokumentoida myös verkkotilaisuuksissa. Lähtökohtaisesti osallistujilta tulee pyytää henkilön perustiedot:

  • Syntymäpäivä (pp.kk.vvvv)
  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Sukupuoli
  • Katuosoite
  • Postinumero ja postitoimipaikka
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite

Henkilötunnusta ei saa pyytää. Tuensaaja kerää perustiedot esimerkiksi puhelimitse tai sähköpostitse. Tietojen kerääminen puhelimitse on ensisijainen tapa ja tiedot on dokumentoitava. Tiedot voi kerätä myös sähköpostitse, mutta on varmistuttava, että henkilötietojen keräämiseen tarkoitettua lomaketta ei saa missään tilanteessa laittaa sähköpostin liitteeksi. Tämä johtuu siitä, että lomakkeessa kysytään arkaluonteisia tietoja, joita ei saa toimittaa sähköpostitse. Tuensaajan on huolehdittava puhelimitse tai sähköpostitse kerättyjen tietojen huolellisesta käsittelystä ja arkistoinnista mm. tarkastuksia varten. Tiedot tulee säilyttää samassa paikassa kuin aloitus-ja lopetusilmoitukset. Osallistujien perustiedot tulee tallentaa ESR Henkilö –palveluun. Jos osallistujat ovat pitkään toimenpiteessä, voi lomakkeet pyytää täyttämään takautuvasti siinä vaiheessa, kun lähiosallistuminen on jälleen mahdollista. Yhden päivän osallistumisista ei kerätä tietoja.

Epäselvissä tilanteissa ota yhteyttä omaan rahoittajaasi käytäntöjen sopimiseksi.