Koronavirus-epidemian aiheuttamat erityisjärjestelyt rakennerahastohankkeissa

Koronavirus-epidemian aiheuttamat erityisjärjestelyt rakennerahastohankkeissa
 
Hankkeiden tulee nyt käyttää harkintaa kaiken asiakastyön toteuttamisessa sekä erilaisten tilaisuuksien, tapahtumien ja kokousten suunnittelussa ja järjestämisessä, ja tukeutua kaikessa toiminnassa viranomaisten antamiin ohjeisiin.
 
Tilaisuuksia voidaan harkinnan mukaan järjestää eri tavoin etäyhteyksien avulla. Osallistujat tulisi dokumentoida myös verkkotilaisuuksissa. Lähtökohtaisesti osallistujilta tulee pyytää henkilön perustiedot. Perustiedot on lueteltu alla. Erikseen on todettava, että henkilötunnusta ei saa pyytää.  
 
Tuensaaja kerää perustiedot puhelimitse tai sähköpostitse. Tietojen kerääminen puhelimitse on ensisijainen tapa. Puhelimitse saadut tiedot on dokumentoitava. Tiedot voi kerätä myös sähköpostitse, mutta on varmistuttava, että henkilötietojen keräämiseen tarkoitettua lomaketta ei saa missään tilanteessa laittaa sähköpostin liitteeksi. Tämä johtuu siitä, että lomakkeessa kysytään arkaluonteisia tietoja, joita ei saa toimittaa sähköpostitse. Tuensaajan on huolehdittava puhelimitse tai sähköpostitse kerättyjen tietojen huolellisesta käsittelystä ja arkistoinnista mm. tarkastuksia varten. Tiedot tulee säilyttää samassa paikassa kuin aloitus- ja lopetusilmoitukset. Osallistujien perustiedot tulee tallentaa ESR Henkilö –palveluun.
 
Jos osallistujat ovat pitkään toimenpiteessä, voi lomakkeet pyytää täyttämään takautuvasti siinä vaiheessa, kun lähiosallistuminen on jälleen mahdollista. Aikaisempaa käytäntöä jatkaen yhden päivän osallistumisista ei kerätä tietoja.   
 
Henkilön perustiedot:  
 
Syntymäpäivä (pp.kk.vvvv)
Etunimi
Sukunimi
Sukupuoli
Katuosoite
Postinumero ja Postitoimipaikka
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
 
Palkkakustannusten tukikelpoisuus
 
Koronaviruksen aiheuttamien toimintarajoitteiden takia hankkeen toteuttaminen voi jäädä suunniteltua vähäisemmäksi, tai jopa estyä tilapäisesti kokonaan. Perustelluista syistä hankesuunnitelmiin tai toteutusaikojen jatkamisiin on mahdollista tehdä muutoksia.  
 
Hanketyöntekijöiden osalta noudatetaan samoja sääntöjä ja työnantajavelvollisuuksia kuin muidenkin organisaation työntekijöiden osalta. Työantaja voi päättää myös hanketyöntekijän osalta esimerkiksi lomautuksista. Jos menettelyihin tulee lainsäädännössä muutoksia, niin sitten toimitaan niiden mukaisesti.
 
Hankkeelle voidaan kohdistaa työaikaa ja palkkaa niiltä osin, kun tehdään hankesuunnitelman mukaisia tehtäviä. Rahoittaja pyrkii mahdollistamaan kaikki ne muutokset, mitkä ovat hankkeiden sisällöissä tai ohjelman mukaan mahdollisia.
 
Paikan päällä varmennukset
 
Korona-epidemia vaikuttaa tällä hetkellä merkittävästi paikan päällä varmennusten suorittamiseen. Vuoden 2020 varmennussuunnitelmaan sisältyy 69 hanketta, joista 24 ESR-hanketta ja 45 yritystukihanketta. Suunnitelma perustuu TEM:n otantaan.
 
Paikan päällä varmennukset aloitetaan pääosin vasta, kun epidemiaan liittyvät rajoitukset ne mahdollistavat. Valtaosa varmennuksista siirtynee vähintäänkin syksyyn.