Koronavirusepidemian aiheuttamiin muutoksiin liittyvää ohjeistusta päivitetty 18.12.2020

Koronavuosi on aiheuttanut joitakin muutoksia ja joustoja seurantatietojen keräämiseen, mutta velvoite kerätä tiedot on voimassa.

Hallintoviranomainen on ilmoittanut 27.11.2020, että osallistujatietojen kerääminen ESR -hankkeissa palaa normaalitilanteeseen. Lomakkeet kerätään osallistujilta kasvokkain, allekirjoitettuina. Jos kasvokkain kerääminen ei ole mahdollista, tuensaaja voi kerätä sähköpostitse ESR -hankkeiden osallistujien tietoja vain perustietojen osalta. Henkilötietolomakkeita ei voi lähettää sähköpostitse, eikä henkilötunnusta kerätä sähköpostilla. Tuensaajan on huolehdittava sähköpostitse kerättyjen perustietojen huolellista käsittelystä ja arkistoinnista. Tiedot on säilytettävä tietosuojatulla ja tietoturvallisella tavalla kuten käsittelyohjeessa on määrätty.

 

ESR Henkilötietojen kerääminen hankkeissa koronaepidemian aikana (voimassa 19.3.-26.11.2020)

Hankkeiden tulee käyttää harkintaa kaiken asiakastyön toteuttamisessa sekä erilaisten tilaisuuksien, tapahtumien ja kokousten suunnittelussa ja järjestämisessä, ja tukeutua kaikessa toiminnassa viranomaisten antamiin ohjeisiin. Tilaisuuksia voidaan harkinnan mukaan järjestää eri tavoin etäyhteyksien avulla. Osallistujat tulee dokumentoida myös verkkotilaisuuksissa. Lähtökohtaisesti osallistujilta tulee pyytää henkilön perustiedot:

  • Syntymäpäivä (pp.kk.vvvv)
  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Sukupuoli
  • Katuosoite
  • Postinumero ja postitoimipaikka
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite

Henkilötunnusta ei saa pyytää. Tuensaaja kerää perustiedot esimerkiksi puhelimitse tai sähköpostitse. Tietojen kerääminen puhelimitse on ensisijainen tapa ja tiedot on dokumentoitava. Tiedot voi kerätä myös sähköpostitse, mutta on varmistuttava, että henkilötietojen keräämiseen tarkoitettua lomaketta ei saa missään tilanteessa laittaa sähköpostin liitteeksi. Tämä johtuu siitä, että lomakkeessa kysytään arkaluonteisia tietoja, joita ei saa toimittaa sähköpostitse. Tuensaajan on huolehdittava puhelimitse tai sähköpostitse kerättyjen tietojen huolellisesta käsittelystä ja arkistoinnista mm. tarkastuksia varten. Tiedot tulee säilyttää samassa paikassa kuin aloitus-ja lopetusilmoitukset. Osallistujien perustiedot tulee tallentaa ESR Henkilö –palveluun. Jos osallistujat ovat pitkään toimenpiteessä, voi lomakkeet pyytää täyttämään takautuvasti siinä vaiheessa, kun lähiosallistuminen on jälleen mahdollista. Yhden päivän osallistumisista ei kerätä tietoja.

Epäselvissä tilanteissa ota yhteyttä omaan rahoittajaasi käytäntöjen sopimiseksi.