ESR Henkilö -järjestelmän tiedoissa virheellisiä kirjauksia

Työ- ja elinkeinoministeriö on kiinnittänyt huomiota ESR Henkilö -järjestelmään tehdyissä kirjauksissa oleviin ristiriitaisuuksiin. Hämeen ELY-keskus pyytää rahoittamiensa hankkeiden toteuttajia kiinnittämään erityistä huomiota raportoitavien tietojen oikeellisuuteen.  

  1. Hankkeelle raportoitavat osallistujatiedot tulee olla hankesuunnitelman mukaisista ryhmistä. Jos hankkeen aikana nousee muutostarpeita kohderyhmiin, tulee tästä aina neuvotella etukäteen rahoittajan kanssa. 
  2. Osallistujilta tulee aina kerätä lopetusilmoitukset. Jos lopetusilmoituksia ei yrityksistä huolimatta saada kaikilta osallistujilta, on tuensaajan dokumentoitava tiiviisti asia näiden henkilöiden allekirjoittamiin aloitusilmoituslomakkeisiin sekä hankkeen seuranta- ja loppuraportteihin.  
  3. Aloitusilmoitukset kerätään vain niistä toimista, joilla tavoitellaan muutosta osallistujan tilanteeseen. Tämän on oltava myös hankesuunnitelman mukaista ja suunnitelman mukaiselle kohderyhmälle järjestettyä toimintaa. Jos lomakkeita on kerätty muista lyhytkestoisista tilaisuuksista, tietoja ei tallenneta ESR Henkilö -järjestelmään ja lomakkeet tulee tuhota tietosuojasäännökset huomioiden. 
  4. Osallistujia koskevat tiedot tulee kerätä henkilökohtaisesti ja osallistuja vakuuttaa allekirjoituksellaan tietojen oikeellisuuden sekä antaa luvan tietojen käyttämiseen. Jos lomakkeella ei ole allekirjoitusta, tulee tiedot poistaa ESR Henkilö -järjestelmästä ja paperilomakkeet tuhota tietosuojasäännökset huomioiden. 
  5. Tietojen tallennus on suoritettava tietoturvavaatimusten mukaisesti. Hanketoteuttaja vastaa tietojen tallentajan riittävästä opastamisesta. 
  6. Myös raportoiduista osallistuneista yrityksistä tulee löytyä tausta-aineisto tai jäljitysketju todentamaan tietojen paikkansapitävyys. 
  7. Hankkeen tulee ohjeistaa osallistuvia henkilöitä lomakkeiden täyttämisestä, tarkistaa lomakkeet heti ne saatuaan ja pyytää osallistujaa korjaamaan mahdolliset virheelliset tiedot. Jos virhe havaitaan vasta tallennuksen jälkeen, on hankkeen pyydettävä osallistujaa korjaamaan lomakkeissa oleva virheellinen tieto.  

Epäselvissä tilanteissa ota rohkeasti yhteyttä omaan rahoittajaasi! 

Yhteystiedot rakennerahastot.fi > Etelä-Suomi > Yhteystiedot > ELY-keskus 

Kuva: Pixabay