Uudenmaan liiton ohje EAKR-hankkeille koronavirusepidemian aiheuttamissa muutostilanteissa

Rakennerahastojen rahoitustoiminta jatkuu normaalisti Uudenmaan liitossa. Uusia rahoituspäätöksiä tehdään ja maksatuksia käsitellään koko ajan. Hankkeiden kanssa sovittuja varmennuskäyntejä tullaan siirtämään myöhemmäksi, muita tapaamisia ja neuvotteluita pyritään hoitamaan sähköisesti.

Kustannusten tukikelpoisuudesta

Alun perin hankepäätöksen mukaisten, koronavirusepidemian COVID-19 takia peruttujen matkojen, tapahtumien sekä koulutusten kulut ovat EAKR-hankkeille tukikelpoisia kuluja, mikäli niistä ei ole mahdollista saada palautuksia. Tuensaajan tulee aina ensisijaisesti hakea palautusta taholta, jolta matka-, tila- tai muita varauksia on tehty. Jos poikkeustilanteesta aiheutuvat kustannukset ovat erityisen suuria tai tilanne on muutoin tulkinnanvarainen, tulee tuensaajan olla yhteydessä rahoittavaan viranomaiseen.

Hankesuunnitelman muutostarpeista

Rahoittaja on varautunut neuvottelemaan muutoksista hankkeiden toimintasuunnitelmiin ja toiminta-aikaan, jos epidemia aiheuttaa muutostarpeita.

Hankesuunnitelmaa on mahdollista muuttaa, lisätä tai poistaa toimenpiteitä, jotka ovat tarpeen hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi muuttuneessa toimintaympäristössä. Tarvittavista muutoksista kannattaa keskustella rahoittajan kanssa jo mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.

Tarvittaessa tuensaajan on tehtävä muutoshakemus EURA 2014 -järjestelmän hakemusosiossa ja eriteltävä, miltä osin päätökseen haetaan muutosta. Ohjetta sovelletaan Uudenmaan liiton rahoittamassa hankkeessa esimerkiksi seuraavissa tilanteissa, joissa koronaepidemian vaikutuksesta:
• on tarkoituksenmukaista jättää valittuja toimenpiteitä kokonaan toteuttamatta
• on tarkoituksenmukaista korvata valittuja toimenpiteitä uusilla toimenpiteillä, joita hankesuunnitelmassa ei vielä ole

Hankkeiden on mahdollista hakea toteutukseen myös jatkoaikaa, jos viivästyminen on johtunut koronaepidemiasta ja jatkoaika on toiminnallisesti perusteltu. Tuensaajan on tehtävä jatkoaikaa koskeva muutoshakemus EURA 2014 -järjestelmässä ennen voimassa olevan päätöksen mukaista hankkeen päättymispäivämäärää. Ilman muutoshakemusta ja -päätöstä hanke päättyy EURA-järjestelmän hankesuunnitelman mukaisena päättymispäivänä.

Jatkoajan osalta tuensaajien on annettava selvitys niistä toimenpiteistä, jotka siirretään myöhempään ajankohtaan. Lisäksi tuensaajan on varmistettava myönnetyn rahoituksen riittävyys jatkoajalle laatimalla päivitetty kustannusarvio hankkeen jatkoajan loppuun saakka. Erityistä huomiota on kiinnitettävä henkilöstökulujen riittävyyteen.

Pelkkää jatkoaikaa ei ole välttämätöntä hakea välittömästi, vaan se voidaan hoitaa myös hankkeen loppuvaiheessa (esimerkiksi puoli vuotta ennen hankkeen päättymistä). Silloin rahoittavalla viranomaisella on realistinen mahdollisuus arvioida hankkeen hankesuunnitelman ja kustannusarvion toteutumista.

Hankkeen toteutuksesta poikkeustilanteessa

Hankkeiden tulisi nyt käyttää harkintaa erilaisten tilaisuuksien, tapahtumien ja kokousten suunnittelussa ja järjestämisessä ja tukeutua kaikessa toiminnassa viranomaisten antamiin ohjeisiin. Tilaisuuksia voidaan harkinnan mukaan järjestää eri tavoin etäyhteyksien avulla. Hankkeiden tulee myös muistaa, kun järjestetään korvaavia verkkotilaisuuksia, tulee osallistuvien organisaatioiden tiedot riittävästi dokumentoida indikaattoreiden jäljitysketjun varmistamiseksi. Henkilötunnusta ei tule pyytää. Tuensaaja voi kerätä perustiedot myös puhelimitse tai sähköpostitse. Puhelimitse saadut tiedot on dokumentoitava. Jos osallistuvat organisaatiot ovat pitkään toimenpiteessä, voi lomakkeet pyytää täyttämään takautuvasti siinä vaiheessa, kun lähiosallistuminen on jälleen mahdollista. Aikaisempaa käytäntöä jatkaen yhden päivän osallistumisista ei kerätä tietoja.

Ohjetta päivitetään tarvittaessa.


Lisätietoja omalta rahoitusasiantuntijaltasi.

Yhteystiedot: https://www.rakennerahastot.fi/web/etela-suomen-suuralue/liitot

 

Epäselvissä tilanteissa ota yhteyttä Uudenmaan liittoon.

Yhteystiedot:

Hanna Laaksonen, rakennerahastoasiantuntija
EAKR-hankkeiden rahoitus, 6Aika-strategia
puh. 040 574 8930
hanna.laaksonen(at)uudenmaanliitto.fi

Irene Gröhn, rakennerahastoasiantuntija
EAKR-hankkeiden rahoitus Uudellamaalla, Kasvua kansainvälisistä osaajista -toimenpidekokonaisuus
puh. 040 182 4828
irene.grohn(at)uudenmaanliitto.fi

Henri Hallanoro, rakennerahastoasiantuntija
EAKR-hankkeiden rahoitus Etelä-Suomessa
puh. 040 637 6087
henri.hallanoro(at)uudenmaanliitto.fi

Antti Taronen, rakennerahastoasiantuntija
EAKR-hankkeiden rahoitus Etelä-Suomessa
puh. 040 507 9998
antti.taronen(at)uudenmaanliitto.fi

Tiina Huotari, ohjelmajohtaja
puh. 0400 418 029
tiina.huotari(at)uudenmaanliitto.fi