Uudenmaan liiton ohje EAKR-hankkeille koronavirusepidemian aiheuttamissa muutostilanteissa

Ohjetta on päivitetty 1.12.2020.

Rakennerahastojen rahoitustoiminta jatkuu normaalisti Uudenmaan liitossa. Uusia rahoituspäätöksiä tehdään ja maksatuksia käsitellään koko ajan. Hankkeiden kanssa asiointia pyritään hoitamaan sähköisesti.

Valmiuslain voimassa olon päättymisen jälkeen hanketoiminnassa on ollut mahdollista jatkaa toimintaa monelta osin tavanomaisessa toimintaympäristössä. Näin ollen allekirjoitettavat hankkeen asiakirjat on oltava saatavilla säädösten ja ohjeiden mukaisesti siitäkin huolimatta, että viranomaiset ovat voineet joutua antamaan paikallisesti ja ajallisesti rajattuja tiukempia rajoituksia.

Osa-aikaisen hankehenkilöstön työajanseurantojen allekirjoitukset

Tukikelpoisuusasetuksen (358/2014) 16 § mukaan osa-aikaisten hanketyöntekijöiden palkkakustannusten tukemisen edellytyksenä on, että työstä on pidetty hyväksyttävää työaikakirjanpitoa, josta ilmenee hankkeen toteuttamiseksi tehty työ sekä hankkeen toteuttamisaikana tehdyn työn kokonaismäärä. Työaikakirjanpidon tulee olla työntekijän ja työnantajan allekirjoittama. Koronaviruksen leviämisen ehkäisemiseksi hankehenkilöstöä on voitu määrätä etätöihin. Sen takia maksatushakemusten pakollisina liitteinä vaadittaviin osa-aikaisten hanketyöntekijöiden kokonaistyöajanseurantalomakkeisiin ei välttämättä saada hanketyöntekijän ja hänen esimiehensä allekirjoituksia, ellei tuensaajalla ole käytössä sähköistä työajanseurantajärjestelmää. Poikkeustilanteen aikana työajanseurannan vahvistamisen voi toteuttaa muulla tavalla (esimerkiksi tuntien hyväksyntä sähköpostitse), mikäli sähköinen allekirjoittaminen ei ole mahdollista. Kokonaistyöajanseurantalomakkeet tulee kuitenkin toimittaa allekirjoitettuina viranomaiselle poikkeustilanteen päättymisen jälkeen tai viimeistään hankkeen viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä. Yllä olevassa tilanteessa, ota aina yhteyttä omaan rahoittajaasi ja sovi tarkemmin toimintatavoista.

Kustannusten tukikelpoisuudesta

Uudenmaan liitto ei enää hyväksy tukikelpoisina kustannuksina alun perin hankepäätöksen mukaisten koronaviruspandemian takia peruttujen matkojen, tapahtumien sekä koulutusten kuluja. Tuensaajan tulee ensisijaisesti hakea palautusta taholta, jolta matka, tila tai muita varauksia on tehty.

Hankesuunnitelman muutostarpeista

Rahoittaja on varautunut neuvottelemaan muutoksista hankkeiden toimintasuunnitelmiin ja toiminta-aikaan, jos epidemia aiheuttaa muutostarpeita.

Hankesuunnitelmaa on mahdollista muuttaa, lisätä tai poistaa toimenpiteitä, jotka ovat tarpeen hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi muuttuneessa toimintaympäristössä. Tarvittavista muutoksista kannattaa keskustella rahoittajan kanssa jo mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.

Tarvittaessa tuensaajan on tehtävä muutoshakemus EURA 2014 -järjestelmän hakemusosiossa ja eriteltävä, miltä osin päätökseen haetaan muutosta. Ohjetta sovelletaan Uudenmaan liiton rahoittamassa hankkeessa esimerkiksi seuraavissa tilanteissa, joissa koronapandemian vaikutuksesta:

• on tarkoituksenmukaista jättää valittuja toimenpiteitä kokonaan toteuttamatta
• on tarkoituksenmukaista korvata valittuja toimenpiteitä uusilla toimenpiteillä, joita hankesuunnitelmassa ei vielä ole

Hankkeiden on mahdollista hakea toteutukseen myös jatkoaikaa, jos viivästyminen on johtunut koronapandemiasta ja jatkoaika on toiminnallisesti perusteltu. Tuensaajan on tehtävä jatkoaikaa koskeva muutoshakemus EURA 2014 -järjestelmässä ennen voimassa olevan päätöksen mukaista hankkeen päättymispäivämäärää. Ilman muutoshakemusta ja -päätöstä hanke päättyy EURA-järjestelmän hankesuunnitelman mukaisena päättymispäivänä.

Jatkoajan osalta tuensaajien on annettava selvitys niistä toimenpiteistä, jotka siirretään myöhempään ajankohtaan. Lisäksi tuensaajan on varmistettava myönnetyn rahoituksen riittävyys jatkoajalle laatimalla päivitetty kustannusarvio hankkeen jatkoajan loppuun saakka. Erityistä huomiota on kiinnitettävä henkilöstökulujen riittävyyteen.

Pelkkää jatkoaikaa ei ole välttämätöntä hakea välittömästi, vaan se voidaan hoitaa myös hankkeen loppuvaiheessa (esimerkiksi puoli vuotta ennen hankkeen päättymistä). Silloin rahoittavalla viranomaisella on realistinen mahdollisuus arvioida hankkeen hankesuunnitelman ja kustannusarvion toteutumista.

Hankkeen toteutuksesta poikkeustilanteessa

Hankkeiden tulisi nyt käyttää harkintaa erilaisten tilaisuuksien, tapahtumien ja kokousten suunnittelussa ja järjestämisessä ja tukeutua kaikessa toiminnassa viranomaisten antamiin ohjeisiin. Tilaisuuksia voidaan harkinnan mukaan järjestää eri tavoin etäyhteyksien avulla. Hankkeiden tulee korvaavia verkkotilaisuuksia järjestäessä muistaa, että osallistuvien organisaatioiden tiedot täytyy riittävästi dokumentoida indikaattoreiden jäljitysketjun varmistamiseksi. Henkilötunnusta ei tule pyytää. Tuensaaja voi kerätä perustiedot myös puhelimitse tai sähköpostitse. Puhelimitse saadut tiedot on dokumentoitava. Jos osallistuvat organisaatiot ovat pitkään toimenpiteessä, voi lomakkeet pyytää täyttämään takautuvasti siinä vaiheessa, kun lähiosallistuminen on jälleen mahdollista. Aikaisempaa käytäntöä jatkaen yhden päivän osallistumisista ei kerätä tietoja.

Ohjetta päivitetään tarvittaessa.


Lisätietoja omalta rahoitusasiantuntijaltasi.

Yhteystiedot: https://www.rakennerahastot.fi/web/etela-suomen-suuralue/liitot

 

Epäselvissä tilanteissa ota yhteyttä Uudenmaan liittoon.

Yhteystiedot:

Hanna Laaksonen, erityisasiantuntija, alue- ja rakennepolitiikan EU-rahoitus
EAKR-hankkeiden rahoitus, 6Aika-strategia
puh. 040 574 8930
hanna.laaksonen(at)uudenmaanliitto.fi

Henri Hallanoro, erityisasiantuntija, alue- ja rakennepolitiikan EU-rahoitus
EAKR-hankkeiden rahoitus Etelä-Suomessa
puh. 040 637 6087
henri.hallanoro(at)uudenmaanliitto.fi

Antti Taronen, erityisasiantuntija, alue- ja rakennepolitiikan EU-rahoitus
EAKR-hankkeiden rahoitus Etelä-Suomessa
puh. 040 507 9998
antti.taronen(at)uudenmaanliitto.fi

Tiina Huotari, ohjelmajohtaja
puh. 0400 418 029
tiina.huotari(at)uudenmaanliitto.fi